Akademi
Yönetici Rehberleri
Göreve başladınız, peki nereden başlayacaksınız? İlk günlerde elinize geçmesi gerekenleri, aidat takibini düzene sokmanın yolunu, genel kurul hazırlığını ve şikayetlerin nasıl yönetileceğini adım adım yazdık.
Bu rehberler ne işinize yarar?
Yöneticiliğe yeni başlayan herkes ilk aylarda aynı yerlerde takılıyor. O konuları sırayla, sade bir dille yazıyoruz.
Bunlar ürün tanıtımı değildir. Yönetion kullanmasanız da okuyup uygulayabilirsiniz.
Yeni yöneticinin ilk işleri
Göreve başladığınız gün şu beş şeyin elinize geçmesi gerekir. Biri eksikse ilk işiniz onu istemek olsun:
-
Yönetim planını isteyin.
Yönetim planı sitenin anayasasıdır. Sitenin nasıl yönetileceğini, ortak yerlerin nasıl kullanılacağını, yöneticiyle denetçinin ne kadar ücret alacağını o belge söyler. Bir tartışma çıktığında ilk bakılacak yer burasıdır.
-
Karar defterini okuyun.
Sizden önce alınan kararlar bu defterde yazılıdır. Komşulara neye söz verilmiş, hangi işin ödemesi kalmış, hepsini buradan öğrenirsiniz. Okumadan göreve başlarsanız verilmiş bir sözü bilmeden bozabilirsiniz.
-
Devir teslimi tutanakla yapın.
Kasadaki para, banka hesabı, kimin ne kadar borcu olduğu, imzalanmış sözleşmeler (asansör bakımı, temizlik, sigorta) ve abonelikler size teslim edilmeli. Neyi teslim aldığınızı yazıya dökün ve karşılıklı imzalayın. Sonradan çıkacak tartışmayı bu kâğıt bitirir.
-
Kimin nerede oturduğunu çıkarın.
Her daire için o dairenin sahibini, oturan kiracı varsa onu da yazın. Aidatı kime yazacağınızı ve kime haber vereceğinizi bu liste belirler.
-
Devraldığınız borçları tespit edin.
Kim, ne kadar ve ne zamandan beri borçlu? Üçünü birden yazın. Göreve gelir gelmez bu listeyi çıkarmazsanız eski borçla yeni borç birbirine karışır.
Aidat takibini düzene sokmak
Aidat tartışmalarının çoğu para yüzünden değil, kayıt tutulmadığı için çıkar. Şu beş alışkanlık işinizi rahatlatır:
- Aidatın neyi kapsadığını yazın. Kapıcı ücreti, elektrik, asansör bakımı, yakıt — hangi kalem kaç lira, herkes görsün. Yazılı olmayan aidat her ay yeniden tartışılır.
- Her dairenin borç ve ödeme geçmişini ayrı tutun. Toplam rakamla çalışırsanız kimin ödediğini kaybedersiniz. Her daire kendi hesabını görebilmelidir.
- Parayı alan kişiyle kaydı tutan kişi aynı yeri kullansın. Dekont bir çekmecede, defter başka yerde durursa iki kayıt birbirini tutmaz.
- Ödenmemiş borçları kaç aydır beklediğine göre ayırın: 30 gün, 60 gün, 90 gün. Böylece kimin peşine önce düşeceğinizi bilirsiniz.
- Nakit tahsilatı azaltın. Elden alınan her para, sonradan "ben vermiştim" tartışmasına açık bir kapıdır. Banka veya kartla ödeme bu kapıyı kapatır.
Genel kurula hazırlanmak
Usulüne uyulmadan toplanan bir kurulun kararı sonradan iptal edilebilir. Hazırlığı ciddiye alın:
- Toplantı çağrısını yönetim planında yazan usule göre yapın. Plan ne diyorsa o geçerlidir; alışkanlık değil.
- Konuşulacak konuları çağrıyla birlikte duyurun. Toplantıda listede olmayan bir konuyu karara bağlamayın.
- Kaç kişinin katılması ve kaç oyun çıkması gerektiğini önceden hesaplayın. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının kuralları farklıdır.
- Alınan kararları karar defterine yazın ve toplantıda bulunanlara imzalatın. İmzasız karar, kararı tartışmaya açar.
- İşletme projesini kurulun onayına sunun. Onaylanmamış bir projeye göre para toplamak sizi zor durumda bırakır.
Hangi kararın kaç oyla alındığını ve kanunun tam olarak ne dediğini Mevzuat sayfasında bulursunuz.
Şikayetleri yönetmek
Şikayetleri akılda tutmaya çalışmayın; unutulan her şikayet size güven kaybı olarak geri döner.
- Gelen her şikayet için bir kayıt açın. Merdivende sözlü söylenen şikayeti de yazın, yoksa akşama unutulur.
- Her kaydın durumunu belirtin: alındı, üzerinde çalışılıyor, çözüldü. Şikayet sahibi işin nerede olduğunu görsün.
- İş bitince haber verin. Bildirmediğiniz bir çözüm, komşunuz için çözülmemiş demektir.
- Adını vermeden şikayet edebilmenin yolunu açık tutun. Komşusuyla arayı bozmak istemeyen kişi susar; oysa en önemli sorunlar çoğu zaman o susulan sorunlardır.