Karar defteri nasıl tutulur?
Karar defteri kaydı, kararın varlığını ispatlayan asıl belgedir; defter kaybolursa geçmiş tartışmaya açılır.
Genel kurul Deniz Yalçın 5 dakikalık okuma
Kat malikleri kurulunun kararları, noterce onaylı bir karar defterine tarih sırasıyla yazılır ve toplantıya katılanlar tarafından imzalanır. Karara katılmayan kat maliki, karşı oyunun gerekçesini yazarak imzalar. Bu defter, kararın varlığını ispatlayan asıl belgedir. Yani apartmanda "böyle karar almıştık" diyebilmenizi sağlayan tek sağlam belge budur.
Defteri yazarken nelere dikkat etmelisiniz?
- Sıra ve tarih: kararları tarih sırasıyla yazın, hiçbir toplantıyı atlamayın.
- Boşluk bırakmayın: satır aralarını ve sayfa sonlarını boş bırakmayın. Boş kalan yer, sonradan bir şey eklendiği şüphesini doğurur.
- Silmeyin, kazımayın: yanlış yazdığınız kısmın üstünü okunacak biçimde çizin. Doğrusunu yanına yazın ve paraflayın.
- İmza: toplantıya katılanlar defteri imzalar. Karara katılmayan kişi, gerekçesini yazarak imzalar.
- Katılım listesi: kimin kendisinin geldiğini, kimin vekâletle katıldığını ayrıca yazın. Bu listeye hazirun listesi denir.
Bir karar metninde ne bulunmalı?
| Unsur | Neden gerekli |
|---|---|
| Toplantı tarihi, yeri, saati | Çağrıya uygunluğun denetlenmesi |
| Toplantı numarası (birinci / ikinci) | Uygulanacak yeter sayının belirlenmesi |
| Katılan sayısı ve arsa payı toplamı | Yeter sayının sağlandığının gösterilmesi |
| Gündem maddesi | Gündemde olmayan konuda karar alınmadığının belgesi |
| Oy dağılımı | Karar yeter sayısının denetlenmesi |
| Kararın açık metni | Ne yapılacağının tereddütsüz anlaşılması |
| İmzalar ve karşı oy gerekçeleri | Kanunun aradığı şekil şartı |
Defter kaybolursa ne olur?
Uygulamada en sık yaşanan sorun budur. Defter yöneticide kalır, yönetici değişir ve defterin nerede olduğunu kimse bilmez. Geçmiş kararları ispatlayamayınca "neye karar verilmişti" tartışması baştan açılır. Defter kaybolursa noterde yeni bir defter onaylatırsınız. Ancak kaybolan defterdeki kararları ispatlamak ayrı bir sorun olarak kalır.
Basit bir önlem alın: her toplantıdan sonra imzalı tutanağın taranmış kopyasını ayrı bir yerde saklayın. Bu kopya defterin yerine geçmez. Ama defter kaybolduğunda elinizde kalan tek şey o olur.
Dijital oylama defterin yerine geçer mi?
Geçmez. Dijital karar defteri, noter tasdikli fiziki defterin yerine geçmez. Kanunda elektronik defter veya elektronik imza öngören bir hüküm bulunmamaktadır; Yönetion'un karar defteri modülü kanunen zorunlu fiziki defteri ortadan kaldırmaz, onun yanında tutulur. Kat Mülkiyeti Kanunu, kurul kararlarının her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılmasını ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanmasını (m.32), bu defterin her takvim yılı bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırılmasını (m.36) zorunlu tutar.
Dijital oylama işinizi yine de kolaylaştırır. Toplantı hazırlığı hızlanır, katılım artar ve tutanak kendiliğinden oluşur. Fiziki defteri ise bunun yanında tutmaya devam edersiniz.
Toplantıyı nasıl toplayacağınızı ayrı bir yazıda anlattık: apartman genel kurulu nasıl toplanır?
Sık sorulan sorular
Karar defterinin noter onaylı olması şart mı?
Karara katılmayan ne yapar?
Defter kaybolursa ne yapılır?
Dijital oylama karar defterinin yerine geçer mi?
Deniz Yalçın
Yönetion içerik editörü
Kat Mülkiyeti Kanunu ve yönetim planı metinlerini takip eder, yöneticilerin en sık sorduğu soruları kanun maddesine dayandırarak yazar.
İlgili yazılar
İşletme projesi nedir, nasıl hazırlanır?
Aidatın hukuki dayanağı işletme projesidir; kesinleşince icra takibine esas belge hâline gelir.
Genel kurulApartman genel kurulu nasıl toplanır?
Çağrı, yeter sayı ve tutanak üçlüsü doğru kurulmazsa alınan karar sonradan tartışmaya açılır.
AidatApartman aidatı nasıl hesaplanır?
Gider türü paylaşım yöntemini belirler: bazı kalemler eşit, bazıları arsa payı oranında bölünür.
20 daireye kadar ücretsiz
Kararların dijital kopyası da elinizde olsun.
Yönetion'da oylamayı dijital yaparsınız ve karar metni sistemde kayıtlı kalır. Yönetici değişse de geçmiş kararlar kaybolmaz. Noter onaylı fiziki defteri ise yanında tutmaya devam edersiniz.